Communicatie is meer dan elkaar verstaan

13/12/2016

Goede communicatie is een belangrijke sleutel voor een succesvolle scholenband. Praktische hinderpalen zoals taal of een gebrekkige internetverbinding zijn vaak argument voor het mank lopen van een uitwisseling. In werkelijkheid zijn de verschillen in communicatiecultuur minstens even belangrijk.

Elkaar letterlijk verstaan

Eén woord kan meerdere betekenissen hebben afhankelijk van wanneer en hoe je het gebruikt. In je eigen taal voel je zoiets zonder nadenken aan. In een vreemde taal durft het echter voorkomen dat het niet duidelijk is wat er juist bedoeld wordt. Ook de manier van communiceren, bijvoorbeeld formeel of betuttelen, wordt niet altijd vanaf het begin door beide partners op dezelfde manier ervaren. Let ook op culturele verschillen: waar de één duidelijk zegt waar het op staat, durft een ander nooit nee zeggen. Vermijd het gebruik van jargon. Dit vraagt immers een goede kennis van een vreemde taal.

Wees creatief zodat een eventueel taalverschil geen obstakel is in de samenwerking:

  • Schakel ouders of andere vrijwilligers in om briefjes van de kinderen te vertalen.
  • Sluit een overeenkomst af met een CVO (of andere onderwijsinstelling) in de buurt en laat de taalleerlingen nu en dan vertalingen maken. Betrek de leraren Engels, Frans en Spaans bij de correspondentie.
  • Test de effectiviteit van vertaalsoftware. Op het internet zijn er verschillende die gratis zijn en waarmee je wel al een basis hebt.

Keuze van communicatiemiddel

In de meeste gevallen heeft de Vlaamse school een betere ICT-uitrusting en een stapje voor in de toegang tot het internet. Op zich is dit geen probleem. Indien er via e-mail gecommuniceerd wordt, zal de partnerschool haar weg weten te vinden naar een cybercafé of aankloppen bij een buurtbewoner. Mobiel internet via bijvoorbeeld smartphones is in vele landen in het Zuiden veel beter ingeburgerd. De telefoon wordt sowieso makkelijker ter hand genomen om te overleggen en afspraken (zelfs formele) te maken. In tegenstelling tot onze e-mailcultuur moet niet alles op papier staan. Is dit op een bepaald moment toch noodzakelijk, zoek dan een tussenoplossing. Gebruik een combinatie van communicatiemiddelen!

Een voorbeeld: Formuleer enkele vragen in een e-mail. Stuur een sms om te vragen of ze deze goed ontvangen hebben en kunnen bekijken. Overleg eventueel op een goed gekozen moment uitgebreid per telefoon. Stuur nadien een verslagje van het gesprek per e-mail ter bevestiging van de gemaakte afspraken.

Wanneer en met wie communiceren?

Om te vermijden dat je tijdens drukke periodes op school de communicatie met de partnerschool zou verwaarlozen, is het zinvol om ook voor de communicatie een concrete planning op te maken. Bepaal de momenten waarop er contact wordt opgenomen met elkaar en hou je er zoveel mogelijk aan. Maak ook praktische afspraken over wie communiceert: de coördinator, de directie of de vakleraren.

Het is goed als er telkens één persoon is die het overzicht bewaart van alle afspraken en to do’s. Maar hou tegelijk de communicatie zo breed mogelijk zodat verschillende mensen de communicatie mee volgen. Zo voorkom je een flessenhalseffect waarbij alles afhangt van één persoon. Per activiteit specifiëren wie zal communiceren, is een goede reflex.

Tips voor een goede communicatie

  • Combineer schriftelijke communicatie met mondelinge communicatie. Via e-mails en brieven kan je eenduidiger afspraken maken terwijl een telefoongesprek warmer is en meer mogelijkheid biedt om dingen te verduidelijken. Bovendien is een telefoontje in het Zuiden vaak doeltreffender.
  • Vat op het einde van elke communicatie nog eens samen wat de volgende stap is en wie dit deze stap zet (wie schrijft wat, naar wie en wanneer).
  • Heb je geen tijd om een e-mail in detail te beantwoorden of heb je eerst overleg nodig met je collega’s? Stuur toch alvast een antwoordje. Zo weet je partner dat je alles goed ontvangen hebt.
  • Vermijd interpretatie. Radiostilte betekent niet noodzakelijk afkeuring of desinteresse.